მიუხედავად იმისა, რომ თანამედროვე, მრავალფუნქციური ტელეფონიაზე მოთხოვნა მცირე თუ საშუალო ბიზნეს ოპერატორების მხრიდან იზრდება, ქოლცენტრის გამართვის საჭიროებას მრავალი მათგანი ეჭვქვეშ აყენებს.
მრავალი მცირე თუ საშუალო ბიზნესი თვლის რომ მათ კომპანიაში ქოლცენტრის საჭიროება, გამომდინარე მათი კომპანიის საქმიანობის მასშტაბებიდან, არ დგას და რომ კორპორატიული ქოლცენტრის ფლობა დიდ ხარჯებთან არის დაკავშირებული.
რამდენად საჭიროა ქოლცენტრი მცირე თუ საშუალო ბიზნესებისთვის?
უპირველეს ყოვლისა განვიხილოთ რას წარმოადგენს ქოლცენტრი. ქოლცენტრი წარმოადგენს იმ სატელეფონო ნომერს, სადაც ხვდება ყველა თავდაპირველად შემოსული ზარი. სულ ერთია ეს ზარი მოხვდება ოპერატორთან თუ ბუღალტერთან, თავდაპირველად შემოსული ზარის მიღების ადგილი ქოლცენტრს წარმოადგენს, შესაბამისად ძალიან მნიშვნელოვანია თქვენი კომპანიის რეაგირება თავდაპირველად შემოსულ ზარზე იყოს მაქსიმალურად პროფესიონალური და ეფექტური თქვენს მომხმარებლებზე სასიამოვნო პირველი შთაბეჭდილების დასატოვებლად.
დღესდღეობით, როდესაც მომხმარებელთა მხრიდან მოთხოვნა სწრაფ რეაგირებასა და დროში ეფექტურ მომსახურებაზე დგას, მცირე ბიზნესებისთვის შესაძლოა განსაკუთრებით რთული იყოს ერთდროულად მომხმარებელთან ეფექტური ურთიერთობა და პარალელურად საკუთარი სამუშაოს შესრულება, რის გამოც მომხმარებელთან კომუნიკაცია ზარალდება. სწორედ ამ პრობლემის გადაწყვეტილებას წარმოადგენს ქოლცენტრი. VoIp ტექნოლოგიაზე დაფუძნებული ქოლცენტრი მომხმარებლებს სატელეფონო კომუნიკაციის გაუმჯობესებისთვის მრავალ უპირატესობებს სთავაზობს:
1)შემომავალი ზარების თანაბარი გადანაწილება: თქვენი მომსახურებით დაინტერესებული პირები თავდაპირველად ოპერატორს უკავშირდებიან, ხოლო უკვე არსებულ მომხმარებლებს შეუძლიათ მათთვის საჭირო განყოფილებასთან პირდაპირ კავშირზე გადასვლა შესაბამისი ღილაკების საშუალებით, რაც ამცირებს სატელეფონო სისტემის გადატვირთვას და მომხმარებლებიც სწრაფად და ეფექტურად იღებენ მათთვის საჭირო ინფორმაციას;
2)არც ერთი ზარი არ რჩება უპასუხოდ რამდენადაც რამოდენიმე ერთდროული ზარის შემთხვევაში ირთვება დალოდების რეჟიმი, რომელიც მომხმარებელს აცნობს მის ადგილს და ლოდინის სავარაუდო დროს სატელეფონო რიგში რაც მომხმარებლის მიმართ ყურადღების გამოჩენის ეფექტურ საშუალებას წარმოადგენს და მომხმარებელს თქვენს მიმართ დადებითად განაწყობს;
3)დროის ეფექტური გამოყენება – VoIp ქოლცენტრის გამოყენებით შეგიძლიათ გაიგოთ, დღის რომელ პერიოდში არის თქვენს კომპანიაში ყველაზე მეტი ზარები, საშუალოდ რამდენი ხანი გრძელდება თქვენი ზარები, რამდენი ხანი უწევს მომხმარებელს რიგში დგომა თქვენთან დაკავშირებამდე, რაც კომპანიებს ეხმარება შეამცირონ ლოდინის დრო, მაქსიმალურად შეამცირონ უკმაყოფილო მომხმარებლების რაოდენობა და გააუმჯობესონ მომხმარებლებთან სატელეფონო კომუნიკაციის ხარისხი;
4)შეამოწმოთ თქვენი თანამშრომლების ეფექტურობა – VoIp სისტემები საშუალებას გაძლევთ ნახოთ უპასუხო და ნაპასუხარი ზარების რაოდენობა, განსაზღვროთ უპასუხო ზარების არსებობის მიზეზები, რაც გეხმარებათ განსაზღვროთ თქვენი კომპანიის სტრატეგია უპასუხო ზარების მაქსიმალურად შემცირებისთვის;
ეფექტური ქოლცენტრის მოწყობა თქვენს ბიუჯეტში
VoIP სატელეფონო სისტემების განვითარება მაქსიმალურად ამცირებს ქოლცენტრების მოწყობისთის საჭირო ბიუჯეტს. რამდენადაც VoIp ტელეფონია მომხმარებლებს სთავაზობს მრავალ არხიან სატელეფონო სისტემებს, ეს ნიშნავს რომ მის მომხმარებლებს აღარ სჭირდებათ რამოდენიმე სატელეფონო ნომერი, რაც ამცირებს სააბონენტო გადასახადების ხარჯებს. ამ სატელეფონო სისტემების მომხმარებლეს სჭირდებათ მხოლოდ ერთი სატელეფონო ნომერი, ხოლო შემომავალი ზარების განაწილება მოხდება ოპერატორსა და შიდა კორპორატიულ ნომრებს შორის. გარდა ამისა VoIp სისტემაზე დაფუძნებული სატელეფონო ქსელები ადვილად ფართოვდება, შესაბამისად მცირე ბიზნესებს შეუძლიათ ქოლცენტრის მოწყობა 1 ტელეფონიანი სისტემიდან დაიწყონ და შემდგომ, მათ ბიზნეს მოთხოვნების ზრდის შესაბამისად გაზარდონ ქოლცენტრზე მომუშავე ოპერატორებისა თუ სხვადასხვა განყოფილებებზე განაწილებული შიდა სატელეფონო ნომრების რაოდენობა.
გარდა ამისა, ასევე დიდ ფინანსურ შეღავათს იძლევა სატელეფონო სისტემის ჰოსტინგი. მსგავსი სატელეფონო გადაწყვეტილება მომხმარებლებს საშუალებას აძლევს შეიმუშავოს მაქსიმალურად ფუნქციონალური და დახვეწილი ქოლცენტრი, აპარატურაზე გაწეული ზედმეტი ხარჯის გარეშე. ასევე სატელეფონო სისტემის ჰოსტინგზე პასუხისმგებელი კომპანია საკუთარ თავზე იღებს ქოლცენტრის 24 საათიან გამართულ ფუნქციონირებაზე პასუხისმგებლობას, რაც დამქირავებელს ასევე ათავისუფლებს სპეციალური კადრის დაქირავებისთვის საჭირო ფინანსური ხარჯებისგან;